SUD EUROPE SERVICES® by Radice Holding S.A.S.
CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE — PROGRAMMES GROUPES
1. Processus de Réservation
Toute demande de devis fait l’objet d’une vérification de disponibilité auprès de nos prestataires (hôtels pour les séjours, ou ensemble des hôtels du circuit pour les tours). Une fois la disponibilité et les tarifs confirmés, Sud Europe Services® propose à l’agence un blocage optionnel du groupe, avec une date d’option déterminée (généralement fixée une semaine avant l’échéance donnée par nos propres prestataires).
2. Modalités de Paiement
À la date d’option : versement d’un acompte de 30% du montant total pour confirmer définitivement la réservation.
Rooming-list provisoire : à communiquer au plus tard 30 jours avant l’arrivée du groupe.
Rooming-list définitive : à communiquer au plus tard 10 jours avant l’arrivée du groupe.
Solde total : à régler au plus tard 7 jours avant l’arrivée du groupe au premier hôtel du programme.
3. Conditions d’Annulation
Les conditions d’annulation sont spécifiques à chaque programme et dépendent des conditions appliquées par nos prestataires (hôtels, transporteurs). Elles sont communiquées par écrit à l’agence au moment de la confirmation de la réservation.
4. Taille Minimum du Groupe
Nos programmes s’adressent à des groupes à partir de 20 personnes (PAX).
5. Responsabilité
Sud Europe Services® sélectionne ses prestataires avec soin mais ne pourra être tenu responsable des éventuelles défaillances de l’un d’entre eux. En cas de nécessité, un établissement de catégorie équivalente pourra être substitué.
Malgré toute la rigueur apportée à l’élaboration de nos programmes, une erreur peut s’être glissée dans un descriptif, un tarif ou une photo communiqués : il s’agit alors d’un document d’information n’engageant pas la responsabilité de Sud Europe Services®. Nous invitons l’agence à se renseigner directement auprès de nos services avant toute proposition définitive à sa clientèle.
Les photos et descriptifs communiqués sont non contractuels.
Les tarifs communiqués sont sous réserve d’erreur typographique, de disponibilité auprès des prestataires concernés au moment de la réservation, et de modification des données économiques locales.
En cas de force majeure (événements ou circonstances imprévisibles et indépendants de notre volonté), Sud Europe Services® se réserve le droit de modifier le programme prévu (itinéraire, excursions, visites, hébergement). Sur place, certains éléments du programme peuvent également être modifiés en raison d’impératifs locaux (conditions climatiques, sanitaires, politiques ou sociales), sans que la responsabilité de Sud Europe Services® ne puisse être engagée. Nous nous engageons néanmoins à mettre tout en œuvre pour proposer une alternative équivalente en cas de visite ou prestation manquée.
6. Réclamations
Toute réclamation concernant une prestation sur place (hôtel, restaurant, transporteur) doit être formulée immédiatement, par écrit, au moment des faits, directement auprès de l’établissement concerné, afin de permettre une résolution immédiate. Il appartient au responsable de groupe ou à l’accompagnateur de faire constater tout incident sur place dès qu’il se produit.
Selon le pays où se déroule la prestation, la réclamation doit suivre les modalités suivantes :
- En Espagne : via la « Hoja de Reclamaciones Oficial », document officiel que tout établissement touristique est tenu de fournir sur demande.
- Au Portugal : via le « Livro de Reclamações », que tout établissement est tenu de fournir sur demande.
- En Italie : il n’existe aucun formulaire officiel obligatoire, ce qui exige une vigilance particulière. Il convient de : (1) demander à parler immédiatement au responsable ou directeur de l’établissement (« Vorrei parlare con il responsabile/direttore ») afin qu’il puisse remédier à l’incident sur-le-champ (changement de chambre, correction de l’addition, etc.) ; (2) documenter l’incident par des photos ou vidéos et conserver le reçu fiscal (scontrino/fattura) ainsi que la confirmation de réservation ; (3) si le problème n’est pas résolu sur place, formaliser la réclamation par écrit avec valeur légale, exclusivement par lettre recommandée avec accusé de réception (Raccomandata A/R) ou par e-mail certifié (PEC) — seules voies reconnues en Italie pour donner à la réclamation une pleine portée juridique. En l’absence de réponse satisfaisante, le litige peut être porté devant la Chambre de Commerce locale (Camera di Commercio) ou, pour un litige transfrontalier, devant le Centre Européen des Consommateurs (CEC) Italie.
- En Croatie : l’établissement n’est plus tenu de disposer d’un registre physique de réclamations, mais doit afficher les modalités de réclamation écrite et répondre par écrit dans un délai de 15 jours.
- En Argentine : via le « Libro de Quejas, Agradecimientos, Sugerencias y Reclamos », registre que tout établissement est tenu de fournir sur demande, et dont une copie doit être remise au client.
Il appartient à l’agence de voyages ou à la société de transport organisatrice du voyage de se renseigner, avant le départ, sur les modalités de réclamation en vigueur dans chaque pays de destination ou de transit du groupe, et d’en informer en conséquence son responsable de groupe ou accompagnateur.
Dans tous les cas, le responsable de groupe ou l’accompagnateur doit informer simultanément Sud Europe Services® par écrit (e-mail), afin que nous puissions intervenir auprès du prestataire si nécessaire.
Aucune réclamation ne sera acceptée par Sud Europe Services® après la fin de la prestation du groupe.
7. Données Personnelles
Le traitement des données personnelles dans le cadre de nos prestations est détaillé dans notre Politique de Confidentialité.
8. Assurances
Nos tarifs n’incluent aucune assurance (assistance-rapatriement, maladie, accident, annulation ou bagages). Il appartient à l’agence de proposer et de souscrire, pour le compte de ses clients, les assurances qu’elle jugera nécessaires auprès du prestataire de son choix.
9. Prix et Validité
Nos tarifs sont calculés en fonction des données économiques et tarifaires en vigueur au moment de l’émission du devis. Le nombre de participants pris en compte pour l’élaboration du tarif varie selon chaque programme et sera précisé dans chaque devis. Toute modification substantielle du nombre de participants par rapport à la base ayant servi au calcul initial pourra entraîner une réévaluation du tarif.
10. Gratuités
Sud Europe Services® by Radice Holding S.A.S. accorde une seule gratuité par groupe (non cumulable), selon le barème suivant :
- Groupe à partir de 20 participants payants : une gratuité en chambre double/twin.
- Groupe à partir de 25 participants payants : une gratuité en chambre individuelle (single), en remplacement de la gratuité en chambre double.
Cette gratuité unique reste applicable quelle que soit la taille du groupe au-delà de ce seuil (par exemple, un groupe de 50 personnes bénéficie d’une seule gratuité en chambre individuelle, et non de deux gratuités). Toute demande de gratuité supplémentaire fera l’objet d’une requête spéciale auprès de l’hôtel, sans garantie d’acceptation.
Cette gratuité est généralement attribuée au conducteur (voyages en autocar) ou à l’accompagnateur du groupe (voyages en avion), sauf indication contraire de l’agence.
11. Prestations Incluses
Le régime de prestations inclus (hébergement, repas, transferts, excursions) est précisé dans chaque devis et varie selon le programme demandé. Sauf mention contraire dans le devis, ne sont jamais compris : le transport principal, les boissons, certains droits d’entrée, les assurances, les excursions ou soirées facultatives, les pourboires et les dépenses personnelles.